1С:Распознавание первичных документов: ввод бумажной первички в базу без ручного набора

Что это за сервис

1С:Распознавание первичных документов (сокращённо 1С:РПД) берёт на себя ввод бумажной первички. Первичка — это документы, которыми оформлена сделка: накладные, акты, УПД, счета. Обычно бухгалтер перебивает их в базу руками, строка за строкой. Сервис делает это иначе: вы загружаете скан или фотографию, а он сам определяет тип документа, контрагента, суммы и позиции и создаёт документ в 1С.

Работа идёт в знакомом интерфейсе — отдельную программу открывать не нужно, сервис встроен в программы 1С. Человек из процесса не исчезает: распознанный документ нужно проверить и провести. Но вместо набора тридцати строк с артикулами бухгалтер сверяет готовое и исправляет отдельные поля — и в этом вся экономия времени.

Кому подходит и что умеет

• Компаниям с бумажным потоком. Поставщики не перешли на электронный обмен, документы приезжают с водителем и стопками.
• Бухгалтерии в аврале. Когда закрытие месяца упирается в непроведённые поступления, а не в сложные расчёты.
• Торговле и услугам с большим числом позиций. Там, где в одной накладной десятки строк с артикулами.
• Распознавание типовой первички. Накладные, акты, УПД и счета из сканов и фотографий.
• Создание документа в базе. Контрагент, договор, суммы и строки подставляются автоматически.
• Прикреплённый образ. Скан остаётся в базе вместе с документом — искать бумагу по папкам не нужно.

Честно: стопроцентного распознавания не бывает. Мятые и бледные сканы, рукописные правки и нестандартные формы придётся поправлять руками. И если поставщик готов работать через 1С-ЭДО, электронный документ всегда лучше распознанного — там данные приходят точными по определению.

Что мы делаем с 1С:РПД

Подключаем и настраиваем. Включаем сервис в вашей 1С:Бухгалтерии или торговой базе, настраиваем виды документов, склады, счета учёта и права сотрудников — настройка 1С.

Настраиваем сопоставление. Главная проблема не в распознавании текста, а в том, чтобы «Болт М8 оц.» поставщика совпал с вашей карточкой. Чистим дубли номенклатуры и контрагентов и настраиваем правила соответствия — тогда документ подставляется, а не переделывается.

Переводим часть потока в электронный вид. Для тех контрагентов, кто готов, подключаем электронный документооборот: это дешевле и точнее любого распознавания — ЭДО, ЭПД и маркировка.

Встраиваем в остальные обмены. Если документы приходят из почты, файлового хранилища или другой системы, настраиваем маршрут до базы: интеграция 1С.

Сопровождаем. Вопросы бухгалтерии, разбор неудачных распознаваний, новые виды документов — поддержка и обслуживание 1С.

Частые задачи

• «Бухгалтер неделю вбивает накладные». Подключаем сервис и настраиваем поток так, чтобы ввод свёлся к проверке.
• «Позиции не подставляются». Настраиваем сопоставление номенклатуры и чистим справочник от дублей.
• «Документы теряются». Прикрепляем образы к документам базы, чтобы оригинал поднимался по одному клику.
• «Не сходится НДС по поступлениям». Разбираем счета учёта, ставки и реквизиты, которые подставляются при создании документа.

Сколько стоит работа с 1С:РПД

Наши работы — 8 900 ₽ в месяц с включёнными 10 часами (это 890 ₽ за час), дальше 2 500 ₽ за час по факту: фиксированную смету не обещаем, платите за отработанное время. Для сравнения, рекомендованная фирмой «1С» ставка специалиста — от 3 000 ₽ за час. Сам сервис тарифицируется фирмой «1С» отдельно. Лицензии и подписку ИТС мы продаём, цену назовём по запросу — лицензии и ИТС.

Напишите, сколько первички проходит через вашу бухгалтерию за месяц и в каком виде она приходит. Посмотрим базу и скажем, что даст распознавание, а что дешевле перевести в электронный обмен.