Smartway: сервис командировок и его связка с учётом в 1С

Что это за сервис

Smartway — онлайн-сервис для планирования и согласования командировок. В нём сотрудник подбирает билеты и гостиницу, руководитель согласовывает поездку, а компания видит расходы и получает закрывающие документы — акты и счета, которыми поездка подтверждается в учёте. С 2018 года сервис интегрирован с программами 1С, поэтому данные о командировках не приходится переносить руками.

Без такого сервиса командировка обычно выглядит так: сотрудник покупает билет сам или через секретаря, чеки приходят в мессенджер, документы от гостиницы теряются, а бухгалтер собирает авансовый отчёт по кусочкам через месяц. Чем больше поездок, тем дороже обходится этот ручной сбор — и тем чаще расходы не подтверждаются документами.

Ценность связки со Smartway именно в замыкании круга: заявка и согласование — в сервисе, расходы и закрывающие документы — в 1С, без двойного ввода и без «а где акт за гостиницу в марте».

Кому подходит и что умеет

• Компаниям, где ездят регулярно: продажи, монтаж, сервис, проектные команды.
• Организациям с согласованием расходов: поездку должен утвердить руководитель, а не оформить задним числом.
• Бухгалтериям, которые устали выпрашивать у сотрудников документы по поездкам.
• Билеты и гостиницы. Подбор и бронирование в одном окне вместо десятка сайтов.
• Согласование. Поездка проходит утверждение до покупки, а не после.
• Контроль расходов. Видно, сколько компания тратит на поездки и по каким направлениям.
• Закрывающие документы. Собираются в сервисе и попадают в учёт, а не остаются в почте сотрудника.

Честно: если вы отправляете людей в поездки пару раз в год, отдельный сервис вам не нужен. Он окупается там, где командировки регулярные, а их оформление занимает время сразу у нескольких человек.

Что мы делаем со Smartway

Настраиваем связку с 1С. Проверяем вашу конфигурацию и версию платформы, подключаем обмен, следим, чтобы документы и расходы приходили в базу без дублей — интеграция 1С.

Доводим командировки до учёта. Авансовые отчёты, расходы по статьям и подразделениям, НДС по билетам и гостиницам в 1С:Бухгалтерии: настраиваем так, чтобы поездка закрывалась документами, а не устными объяснениями — настройка 1С.

Связываем с документооборотом. Закрывающие документы удобнее получать в электронном виде — это зона 1С:ЭДО и ЭДО, ЭПД и маркировки.

Сопровождаем. Ошибки обмена, вопросы бухгалтера при закрытии месяца, изменения в процессе согласования — поддержка и обслуживание 1С.

Частые задачи

• «Документы по поездкам приходят с опозданием». Настраиваем загрузку закрывающих документов в базу.
• «Не видим, сколько тратим на командировки». Собираем расходы в отчёт по подразделениям и проектам.
• «Обмен встал после обновления». Находим причину и восстанавливаем связку с сервисом.

Сколько стоит работа со Smartway

Наши работы — 8 900 ₽ в месяц с включёнными 10 часами (это 890 ₽ за час), дальше 2 500 ₽ за час по факту. Для сравнения, рекомендованная фирмой «1С» ставка специалиста — от 3 000 ₽ за час. Настройка обмена обычно укладывается во включённые часы, разбор учёта командировочных расходов считается отдельно. Лицензии и подписку ИТС продаём, актуальную цену назовём по запросу — лицензии и ИТС.

Расскажите, сколько у вас поездок в месяц и кто сейчас собирает документы. Настроим обмен со Smartway и сделаем так, чтобы командировки закрывались в учёте без ручной работы.