ЭДО, ЭПД и маркировка в 1С

Что происходит, пока документы бумажные

Разберёмся с терминами, потому что их путают даже те, кто с ними работает. ЭДО — электронный документооборот: счета, акты, УПД и договоры вы отправляете контрагенту через оператора, а не курьером, и они подписываются электронной подписью. ЭПД — электронные перевозочные документы: то же самое, но для грузоперевозок. ЭТрН — электронная транспортная накладная, главный документ из этого набора: он подтверждает, что груз приняли, повезли и сдали. Маркировка — обязательные коды на товаре, движение которых государство отслеживает в системе «Честный знак».

Пока всё это не настроено в 1С, компания живёт в двух реальностях. В программе документ проведён, а подписанный оригинал едет почтой и теряется. Бухгалтер вручную сверяет, что подписано, а что нет. Водитель везёт пачку бумажных накладных, часть из них возвращается без печати. Кладовщик сканирует коды маркировки в отдельную программу, потому что в 1С «не настроено», а потом переносит результат руками.

Отдельная история — маркировка на кассе. Код не считался, касса продала товар без передачи в систему, и расхождение всплывает через месяц. Или наоборот: товар приняли по УПД, а коды не приняли, и остаток числится не у вас.

Во что это обходится

• Штрафы по маркировке. До 300 тыс. ₽ с конфискацией товара, а по алкоголю и табаку — до 1,5 млн ₽. Это не про «когда-нибудь проверят»: расхождения видны в системе.
• Срок по ЭПД. Электронные перевозочные документы становятся обязательными с 1 сентября 2026 года — это 140-ФЗ от 07.06.2025, переходный период продлится до 1 марта 2027 года. Настраивать их придётся всем, кто возит грузы, и лучше не в последний месяц.
• Остановленные отгрузки. Крупные сети и заказчики принимают документы только через ЭДО. Нет подключения — нет отгрузки или задержка на несколько дней.
• Время бухгалтера. Печать, подписание, курьеры, сверка, повторные запросы утерянных оригиналов — часы каждую неделю.
• Дебиторка. Пока подписанный акт не вернулся, деньги не приходят. Электронный документ подписывается в тот же день.

Хорошая новость: всё это работает прямо в 1С. Отдельная программа не нужна — и ЭДО, и маркировка, и перевозочные документы встроены в типовые конфигурации, их нужно подключить и правильно настроить.

Что мы делаем

Подключаем оператора ЭДО. Оператор — компания-посредник, через которую документы идут к контрагенту. Работаем с 1С-ЭДО, Диадоком и СБИС. Помогаем выбрать: если большинство ваших контрагентов уже в Диадоке или СБИС, удобнее пойти туда же. Регистрируем учётную запись, настраиваем обмен внутри 1С и рассылаем приглашения контрагентам, чтобы связь заработала не только у вас.

Настраиваем электронную подпись. КЭП — квалифицированная электронная подпись, которой документ подписывается вместо ручки и печати. Устанавливаем сертификаты и криптопрограмму, проверяем, что подпись видна из 1С, и настраиваем, какие документы кто подписывает. Отдельно проверяем сроки действия сертификатов, чтобы отгрузка не встала в день, когда подпись молча закончилась.

Приводим в порядок справочники и права. Электронный документ уходит с реквизитами из вашей базы, поэтому ИНН, КПП, адреса, договоры и единицы измерения должны быть заполнены верно — иначе документ отклонят на стороне получателя. Настраиваем виды номенклатуры, коды товаров и роли: кто формирует, кто подписывает, кто видит входящие. Если справочники запущены, начинаем с настройки 1С.

Подключаем ЭПД и ЭТрН. Настраиваем формирование электронной транспортной накладной прямо из документов отгрузки, обмен с перевозчиком и грузополучателем, подписание со стороны водителя и приёмку. Документ, подписанный электронно, попадает в ту же цепочку, что и раньше бумажный: в реализацию, в расчёты с перевозчиком, в отчётность.

Настраиваем маркировку и обмен с Честным знаком. ГИС МТ — государственная информационная система мониторинга товаров, техническая основа «Честного знака». Подключаем к ней 1С, настраиваем заказ и печать кодов, приёмку по УПД с кодами, перемаркировку, списание и вывод из оборота. Проверяем всю цепочку: приход, хранение, продажу на кассе, возврат. В Рознице и Управлении торговлей это делается штатно, но требует аккуратной настройки складов и касс.

Связываем кассы и сканеры. Код маркировки должен считаться на кассе и уйти в систему вместе с чеком. Настраиваем онлайн-кассу, сканер двумерных кодов и передачу данных, проверяем работу на реальных продажах. Подробнее о подключении оборудования — на странице интеграции 1С.

Настраиваем обмен с банком. ДиректБанк — прямой обмен 1С с банком без файлов и отдельного клиент-банка: платёжки уходят из программы, выписка приходит обратно и разносится сама. Если счета и акты уже ходят электронно, платежи тоже не должны переноситься руками.

Разбираем типовые ошибки. Чаще всего ломается одно и то же: истёк сертификат, не установлена криптопрограмма после переустановки компьютера, контрагент не принял приглашение, не совпали реквизиты или единицы измерения, документ завис в статусе «ожидается подтверждение», коды маркировки не приняты при поступлении. Мы знаем, где это смотреть, и правим, не дожидаясь блокировки отгрузок.

Где вы увидите результат

• Счёт, акт и УПД уходят контрагенту из 1С в один клик и подписываются в тот же день.
• В журнале ЭДО видно статус каждого документа: отправлен, получен, подписан, отклонён.
• Коды маркировки принимаются при поступлении и списываются при продаже автоматически.
• Остатки маркированного товара в 1С совпадают с данными в «Честном знаке».
• Транспортная накладная формируется из документа отгрузки, а не печатается отдельно.
• Банковская выписка разнесена по документам без выгрузки файлов.

Как это работает

1. Смотрим, что уже есть. Какая конфигурация и релиз, подключён ли оператор, есть ли действующие подписи, какие товары подлежат маркировке, возите ли вы грузы сами или нанимаете перевозчика.
2. Составляем список работ. Что подключить, что настроить, что исправить в справочниках — с оценкой в часах. Вы видите объём до начала работ.
3. Настраиваем на копии базы. Резервная копия делается всегда. Проверяем обмен и подписание на тестовых документах, прежде чем трогать рабочую базу.
4. Запускаем и проверяем на реальных документах. Отправляем настоящий УПД, принимаем поступление с кодами, пробиваем маркированный товар на кассе.
5. Ведём дальше. Поддержка и обслуживание: следим за сроками сертификатов, чиним зависшие документы, подключаем новых контрагентов и новые товарные группы.

Что вы получаете вместо привычного

• Вместо курьеров и потерянных оригиналов — подписанный документ в день отправки.
• Вместо риска штрафа до 300 тыс. ₽ — коды, которые совпадают с «Честным знаком».
• Вместо спешки осенью 2026 года — перевозочные документы, настроенные заранее.
• Вместо одного человека, который «умеет отправлять через ЭДО», — команда из 250 специалистов и настройки, описанные понятным языком.
• Вместо счёта без объяснений — отчёт за месяц с расшифровкой по задачам и часам.

Гарантии

• Свои ошибки исправляем за свой счёт.
• Перед любыми работами делаем резервную копию базы.
• Подписываем NDA — документы и данные контрагентов остаются вашими.
• Честно: фиксированную смету не обещаем. Вы платите за фактически отработанные часы, а оценку в часах даём до начала работ.

Сколько стоит настройка ЭДО и маркировки

8 900 ₽ в месяц — абонентская плата, в неё входят первые 10 часов работы специалиста. Это 890 ₽ за час. Каждый следующий час — 2 500 ₽. Для сравнения, рекомендованная фирмой «1С» ставка специалиста — от 3 000 ₽ за час. Маркировка с кассами и приёмкой кодов — больше, потому что проверяется вся цепочка движения товара. Стоимость услуг оператора и самих сертификатов подписи оплачивается отдельно и напрямую. Точную оценку даём после разбора базы.

Частые вопросы

Как подключить ЭПД в 1С?

Нужны действующая квалифицированная подпись, договор с оператором и настроенный обмен в конфигурации. Дальше транспортная накладная формируется из документа отгрузки и подписывается сторонами электронно. Мы делаем это под ключ: от установки сертификатов до первой отправленной накладной.

Как настроить ЭТрН в 1С и кого это вообще касается?

Электронная транспортная накладная касается всех, кто перевозит грузы: грузоотправителя, перевозчика и грузополучателя. Настройка — это подключение к оператору, заполнение данных о транспорте и водителях, распределение прав на подписание и связка с документами реализации. С 1 сентября 2026 года это обязательно, переходный период — до 1 марта 2027 года.

Чем отличаются 1С-ЭДО, Диадок и СБИС?

Это разные операторы. 1С-ЭДО встроен в типовые конфигурации и удобен, если вы живёте внутри 1С. Диадок и СБИС — самостоятельные сервисы со своими кабинетами, которые интегрируются с 1С. Настраиваем любой из них, в том числе несколько одновременно.

Что даёт интеграция 1С и Честного знака?

Коды маркировки заказываются, принимаются и выводятся из оборота прямо в 1С, а остатки в программе совпадают с данными ГИС МТ. Без этого движение кодов приходится вести в личном кабинете отдельно, и расхождения появляются почти сразу.

У нас документы зависают и не доходят до контрагента. Почему?

Обычно дело в реквизитах, приглашении, которое контрагент не принял, или в истёкшем сертификате. Иногда виноват обмен внутри 1С после обновления конфигурации — тогда смотрим вместе с обновлением 1С, что изменилось в базе.

В каких программах 1С вы это настраиваете?

В любых типовых: Бухгалтерии, Управлении торговлей, Рознице и других. Электронную отчётность настраиваем через 1С-Отчётность. Полный список — в разделе программы и сервисы 1С. Если под ваши процессы нужны нестандартные печатные формы или проверки, это делается доработкой 1С.

Один непринятый код маркировки может стоить дороже года обслуживания, а с 1 сентября 2026 года к этому добавятся обязательные перевозочные документы. Расскажите, чем вы торгуете и с кем работаете, — посмотрим базу и скажем, что нужно подключить и сколько часов это займёт.