Переход на 1С и перенос данных в Ярославле

Почему компании решаются на переход

Переход на 1С начинается не с желания поменять программу, а с того, что старая схема перестаёт держать нагрузку. Учёт разъехался по файлам: склад в одной таблице, оплаты в другой, зарплата у бухгалтера на компьютере. Данные вводят по два раза, цифры в отчётах у директора и у бухгалтера не совпадают, а собрать картину за месяц можно только вручную и только к середине следующего.

Второй случай — вы уже на 1С, но на старой. 1С 7.7, УПП, УТ 10.3 — программы прошлого поколения: в них нет современной отчётности, маркировки и электронного документооборота, база тормозит, а специалистов, которые готовы в этом разбираться, всё меньше. Работать в такой базе можно, но каждая новая задача решается дольше и дороже предыдущей.

Третий случай — компания выросла. Бухгалтерии стало мало: нужны управленческий учёт, производство, заказы и склад в одной системе. Тогда речь идёт о переходе на Комплексную автоматизацию или 1С:ERP.

Во что это обходится

• Двойной ввод данных. Одну и ту же накладную заносят в таблицу и в программу: часы работы каждую неделю и расхождения.
• Отчётность, которой нельзя верить. Если остатки и взаиморасчёты перенесены криво, это всплывает на первом же закрытии периода — и разбираться приходится в срок сдачи отчётности.
• Остановленные отгрузки. Старая программа не умеет в маркировку и электронные документы, а без них часть товара просто нельзя отгрузить.
• Зависимость от одного человека. Старую базу знает один сотрудник: уйдёт — компания встанет.
• Провалившийся переход. Новую базу запустили, но старой продолжают пользоваться, потому что в новой «ничего не сходится».

Хорошая новость: переход перестаёт быть страшным, когда заранее решено, что именно переносим, на какую дату и как будем проверять результат. Всё остальное — техника.

Что мы делаем

Разбираем, откуда и куда вы переходите. Смотрим, что у вас сейчас: Excel, самописная программа, 1С 7.7, УПП, старая Управление торговлей. Дальше подбираем целевую конфигурацию — конфигурацию, то есть прикладное решение на платформе 1С: Бухгалтерию для учёта и отчётности, УНФ для небольшой компании, Комплексную автоматизацию или ERP — систему для управления всем предприятием целиком — для производства и холдингов. Если вы уже знаете, что вам нужно, помогаем купить лицензии.

Договариваемся, что переносим. Это ключевое решение всего проекта. Справочники — номенклатуру, контрагентов, договоры, сотрудников — переносим почти всегда, попутно вычищая дубли. Остатки на дату перехода (товары, деньги, взаиморасчёты, основные средства) переносим обязательно: с них начинается учёт в новой базе. А вот историю документов за прошлые годы чаще всего переносить не стоит: это самая дорогая часть работы, данные из старой программы всё равно ложатся в новую структуру неточно, а старую базу разумнее оставить для справок. Начать «с чистого листа» дешевле, чем тащить в новую систему мусор, накопленный за десять лет.

Готовим данные до переноса. Дубли контрагентов, номенклатура с названиями в трёх вариантах, остатки, которых нет на складе, дебиторка, которую никто не подтвердит. Всё это мы показываем вам до переноса: перенести беспорядок технически можно, но в новой базе он никуда не денется.

Переносим данные в 1С. Для популярных пар программ есть штатные механизмы перехода, для остальных мы пишем правила обмена и загрузку из файлов. Перенос всегда идёт сначала на тестовой базе и не один раз: первый прогон чистым не бывает, и это нормально.

Сверяем результат. Это то, ради чего всё и делается. Сравниваем оборотно-сальдовую ведомость, остатки по складам, сальдо взаиморасчётов по каждому контрагенту, остатки денег. Цифры в новой базе должны совпадать со старыми — до рубля. Расхождения разбираем поимённо, а не списываем на «особенности переноса».

Настраиваем и запускаем. Новая база — это не только данные: нужны учётная политика, права доступа, печатные формы, обмен с банком и электронный документооборот. Это настройка 1С, мы делаем её в том же проекте. Если меняются сами процессы, а не только программа, это уже внедрение.

Ведём параллельную работу. Первый период вы работаете в новой базе, а старая остаётся доступной: можно в любой момент сверить документ с первоисточником. Отключаем старую программу только тогда, когда вы сами убедились, что новая считает верно.

Где вы увидите результат

• Оборотно-сальдовая ведомость в новой базе совпадает с последней ведомостью в старой.
• Сальдо по каждому контрагенту сходится с актом сверки — дебиторку не нужно восстанавливать вручную.
• Остатки товаров по складам совпадают с инвентаризацией.
• Первая отчётность из новой базы формируется штатно, без правок «руками».
• Менеджеры и бухгалтеры работают в одной системе, а не в системе плюс пять таблиц.

Как это работает

1. Смотрим текущий учёт. Какая программа, сколько баз, сколько пользователей, какой объём данных, что критично сохранить. Даём оценку в часах и говорим, что реально перенести, а что нет.
2. Выбираем дату перехода. Удобнее всего начало года — тогда весь учётный год живёт в одной базе и отчётность собирается без склеек. Второй нормальный вариант — начало квартала или месяца. Посреди периода переходить можно, но сверка усложняется, и мы об этом предупреждаем.
3. Готовим и переносим на тестовой базе. Чистим данные, настраиваем правила переноса, прогоняем перенос, показываем вам результат. Резервную копию старой базы делаем обязательно.
4. Сверяем и принимаем. Вы вместе с нами сверяете остатки, взаиморасчёты и отчёты. Правим расхождения и повторяем перенос на актуальную дату.
5. Запускаем и сопровождаем. Первые недели отвечаем на вопросы пользователей. Дальше база живёт под поддержкой, а релизы ставит обновление 1С.

Что вы получаете вместо привычного

• Вместо «остатки перенесли криво» — сверку по каждому счёту и каждому контрагенту.
• Вместо учёта в Excel и в программе одновременно — одну базу, где цифра одна.
• Вместо рискованного запуска «с понедельника» — параллельную работу, пока вы не убедитесь в результате.
• Вместо одного человека, который знает старую базу, — команду из 250 специалистов и описанные работы.
• Вместо счёта без расшифровки — отчёт по часам с перечнем задач.

Гарантии

• Свои ошибки исправляем за свой счёт.
• Перед любыми работами делаем резервную копию базы — старая база остаётся у вас в целости в любом случае.
• Подписываем NDA: данные о клиентах, ценах и зарплатах остаются вашими.
• Работаем удалённо по всей России и по договору.
• Честно: фиксированную смету не обещаем. Вы платите за фактически отработанные часы, а оценку даём до начала работ и предупреждаем, если объём меняется.

Сколько стоит переход на 1С и перенос данных

8 900 ₽ в месяц — абонентская плата, в неё входят первые 10 часов работы специалиста. Это 890 ₽ за час. Каждый следующий час — 2 500 ₽. Для сравнения, рекомендованная фирмой «1С» ставка специалиста — от 3 000 ₽ за час. Переход с УПП на ERP — проект другого масштаба: там переносятся производство, склад, взаиморасчёты и управленческий учёт сразу, и объём считается отдельно после разбора базы. Чем чище данные на входе, тем меньше часов уходит на перенос.

Частые вопросы

Можно ли перенести данные в 1С:Бухгалтерию из другой программы?

Да. Из старых версий 1С есть штатные механизмы переноса, из Excel и сторонних программ делаем загрузку по подготовленным файлам. Переносим справочники и остатки на дату перехода, а историю документов — только если вы этого хотите и понимаете стоимость.

Когда лучше переходить на новую версию 1С?

С начала года — это самый удобный вариант для отчётности. Начало квартала или месяца тоже подходит. Готовиться при этом стоит заранее: чистка справочников и тестовые переносы занимают больше времени, чем сам запуск.

Чем переход на 1С 8.5 отличается от смены конфигурации?

Это разные вещи. 8.5 — это версия платформы 1С:Предприятие, то есть «движка», на котором работают все конфигурации. Переход на новую версию платформы данные не меняет: обновляются платформа и сервер, а база остаётся прежней — это ближе к администрированию. Смена конфигурации — например, с УТ 10.3 на актуальную Управление торговлей — это уже перенос данных со сверкой. Мы смотрим, что нужно именно вам.

Как проходит переход с УПП на ERP?

Это не просто перенос данных: в ERP иначе устроены производство, склад и себестоимость, поэтому часть процессов приходится пересобирать. Мы начинаем с разбора того, как вы работаете в УПП сейчас, затем переносим справочники и остатки, настраиваем учёт в новой базе и ведём параллельную работу до первого закрытого периода.

Нужно ли переносить историю документов за прошлые годы?

Обычно нет. Дешевле и надёжнее перенести остатки, а старую базу оставить доступной для просмотра. Если история нужна в новой базе по требованию бухгалтерии, переносим — но сразу считаем, во сколько часов это обойдётся.

Что делать, если данные уже перенесли до нас и отчётность не сходится?

Разбираем, где именно разошлось: сравниваем остатки по счетам, взаиморасчёты по контрагентам и складские остатки со старой базой, находим причину и исправляем. Иногда быстрее повторить перенос заново с исправленными правилами — мы честно скажем, какой вариант дешевле.

Что нужно от нас во время перехода?

Доступ к старой базе, человек с вашей стороны, который отвечает на вопросы по учёту, и участие бухгалтера в сверке. Остальное — наша работа. После запуска можно сразу добавить обмены с сайтом, банком и другими системами.

Каждый месяц на старой программе — это двойной ввод, отчётность, которую собирают вручную, и риск остаться без учёта, когда уйдёт единственный человек, знающий базу. Расскажите, откуда и куда вы хотите перейти, — посмотрим вашу базу, скажем, что реально перенести, и дадим оценку в часах.